המדריך לסידור ניירת: זה לא נורא כמו שזה נשמע

הזמנים הרומנטיים בהם אדם היה מתרגש לראות מעטפה בתיבת הדואר שלו ומצפה לגלות את תכולתה – חלפו מזמן. כיום אנו יודעים בדיוק מה ממתין לנו בתיבת הדואר: עלוני פרסום, מכתבים מהבנק, הודעות מקרן ההשתלמות ומכתבים על גבי מכתבים מרשויות המדינה.

בשלב זה נחלקת האוכלוסייה לשלושה סוגים: אלה שעורמים את המכתבים מבלי לפתוח אותם וממתינים עד שיבוא אליהו הנביא לפתוח אותם עבורם, אלה שפותחים – בוהים במסמכים וזורקים לפח תוך מחשבה ש"הכל נמצא בטח באיזה מחשב", ואלה שבחרדת קודש מתייקים כל מסמך בקלסרים עבי כרס מנומרים באפור ושחור.

תיבת הדואר איננה המקום היחיד בו מצטברים הדוחות השנתיים, יותר ויותר מהם מגיעים למייל שלנו. אז נכון, בעידן המודרני אפשר לאחזר הרבה מידע גם בלי לשמור עליו. אולם האנרגיה שיש להשחית על כך – רבה ומיותרת. הפתרון: סידור ניירת בצורה חכמה ומחושבת.

התנהלות חכמה בארגון ניירת

אל ארכיון המשפחה כדאי להתייחס כאל מרכז מידע חשוב בכל הנוגע להתנהלות המשפחה. ארכיון יש לנהל לפי כללים ברורים ופשוטים שיש לעבוד לפיהם בקביעות ובאחריות. אנו ממליצים על כללים בסיסיים אלה:

1. מיון: בעת קבלת מכתב עלינו להחליט האם המידע הקיים בו מצריך נקיטת פעולה שלנו או לא. אם נדרשת פעולה כגון תשלום או עדכון פרטים שאכן יש לעדכן – יש להניחו במיקום "מסמכים לטיפול". במידה ואין צורך בפעולה יש לבחון האם יש צורך במסמך, או לא. לשם כך ניתן להיעזר בטבלה שבסוף הכתבה אותה מומלץ להדפיס ולשמור. לדוגמה, בעת קבלת חשבון החשמל החודשי או הדו-חודשי עלינו לוודא שגובה החיוב בהוראת הקבע או בכרטיס האשראי, תואם את החיוב בחשבון.
2. תיוק: לאחר המיון והטיפול בדואר, יש לתייק אותו בצורה מסודרת: לפי נושאים, ובתוך כל נושא – לפי תאריך. שוב, מומלץ להיעזר בטבלה כדי להקצות זמן מסוים לשמירת כל מסמך.
3. השלכה: אחת לשנה, נאמר במחצית השנייה של כל חודש ינואר, יש להשליך את כל המסמכים שאין יותר צורך לשמור.

ואם רוב החשבונות שלי נמצאים בכלל במחשב?

ניתן לקבל חלק גדול מהחשבוניות ומהדוחות הרבעוניים והשנתיים בדואר האלקטרוני, או בשירות עצמי – גישה לאזור מאובטח על ידי סיסמה באתר האינטרנט של החברה שנותנת את השירות. מומלץ לשמור דוחות דיגיטליים בתיקייה מסודרת במחשב ולחסוך בדרך זו בניירת ובטיפול בה. הדבר מותנה ברישום מוקדם לשירות לקבלת דוחות במייל. גופים רבים מעודדים פעולות אלו כדי לחסוך את הטרחה וההוצאות הכרוכות בטיפול במשלוח.

בסוף דצמבר 2017 יצאה הוראה חדשה של רשות שוק ההון, לפיה חוסכים ומבוטחים חדשים, יבחרו כיצד לקבל את הדו"ח השנתי: בסמס, במייל או בדואר. ברירת המחדל למצטרפים חדשים השתנתה ובמידה ולגוף המוסדי יש כתובת דואר אלקטרוני של החוסך או מספר טלפון נייד, הדו"ח השנתי יישלח באמצעות אחד מהם.

במידה ואתם רוצים לנהל את כל הניירת במחשב, את המסמכים שמגיעים עדיין דרך הדואר ניתן לסרוק למחשב לאותן תיקיות (העתק צילומי מתקבל בבית המשפט כראיה תקינה), אך רצוי לשמור גם על המסמך המקורי.

הטבלה

כדי לא להעמיס יתר על המידה בגיבוב מסמכים ותיקים פירטנו בנייר העבודה איזה מסמך צריך לשמור, לאיזו מטרה ולכמה זמן. להלן המלצה לתיוק מסמכים על פי נושאים (חוק ההתיישנות קובע תקופה של 7 שנים שבהן אזרח יכול לתבוע זכויות כספיות או החזרי חובות).