Activity Time
לוקח כמה שעות בארגון הראשוני
Audience
צעירים | משפחות | גיל שלישי
Format
משתפים ברשת
Content Type
פוסט

הזמנים הרומנטיים בהם אדם היה מתרגש לראות מעטפה בתיבת הדואר שלו ומצפה לגלות את תכולתה – חלפו מזמן. כיום אנו יודעים בדיוק מה ממתין לנו בתיבת הדואר: עלוני פרסום, מכתבים מהבנק, הודעות מקרן ההשתלמות ומכתבים על גבי מכתבים מרשויות המדינה.

בשלב זה נחלקת האוכלוסייה לשלושה סוגים: אלה שעורמים את המכתבים מבלי לפתוח אותם וממתינים עד שיבוא אליהו הנביא לפתוח אותם עבורם, אלה שפותחים – בוהים במסמכים וזורקים לפח תוך מחשבה ש"הכל נמצא בטח באיזה מחשב", ואלה שבחרדת קודש מתייקים כל מסמך בקלסרים עבי כרס מנומרים באפור ושחור.

תיבת הדואר איננה המקום היחיד בו מצטברים הדוחות השנתיים, יותר ויותר מהם מגיעים למייל שלנו. אז נכון, בעידן המודרני אפשר לאחזר הרבה מידע גם בלי לשמור עליו. אולם האנרגיה שיש להשחית על כך – רבה ומיותרת. הפתרון: סידור ניירת בצורה חכמה ומחושבת.

התנהלות חכמה בארגון ניירת

אל ארכיון המשפחה כדאי להתייחס כאל מרכז מידע חשוב בכל הנוגע להתנהלות המשפחה. ארכיון יש לנהל לפי כללים ברורים ופשוטים שיש לעבוד לפיהם בקביעות ובאחריות. אנו ממליצים על כללים בסיסיים אלה:

  1. מיון: בעת קבלת מכתב עלינו להחליט האם המידע הקיים בו מצריך נקיטת פעולה שלנו או לא. אם נדרשת פעולה כגון תשלום או עדכון פרטים שאכן יש לעדכן – יש להניחו במיקום "מסמכים לטיפול". במידה ואין צורך בפעולה יש לבחון האם יש צורך במסמך, או לא. לשם כך ניתן להיעזר בטבלה שבסוף הכתבה אותה מומלץ להדפיס ולשמור. לדוגמה, בעת קבלת חשבון החשמל החודשי או הדו-חודשי עלינו לוודא שגובה החיוב בהוראת הקבע או בכרטיס האשראי, תואם את החיוב בחשבון.
  2. תיוק: לאחר המיון והטיפול בדואר, יש לתייק אותו בצורה מסודרת: לפי נושאים, ובתוך כל נושא – לפי תאריך. שוב, מומלץ להיעזר בטבלה כדי להקצות זמן מסוים לשמירת כל מסמך.
  3. השלכה: אחת לשנה, נאמר במחצית השנייה של כל חודש ינואר, יש להשליך את כל המסמכים שאין יותר צורך לשמור.

ואם רוב החשבונות שלי נמצאים בכלל במחשב?

ניתן לקבל חלק גדול מהחשבוניות ומהדוחות הרבעוניים והשנתיים בדואר האלקטרוני, או בשירות עצמי – גישה לאזור מאובטח על ידי סיסמה באתר האינטרנט של החברה שנותנת את השירות. מומלץ לשמור דוחות דיגיטליים בתיקייה מסודרת במחשב ולחסוך בדרך זו בניירת ובטיפול בה. הדבר מותנה ברישום מוקדם לשירות לקבלת דוחות במייל. גופים רבים מעודדים פעולות אלו כדי לחסוך את הטרחה וההוצאות הכרוכות בטיפול במשלוח.

בסוף דצמבר 2017 יצאה הוראה חדשה של רשות שוק ההון, לפיה חוסכים ומבוטחים חדשים, יבחרו כיצד לקבל את הדו"ח השנתי: בסמס, במייל או בדואר. ברירת המחדל למצטרפים חדשים השתנתה ובמידה ולגוף המוסדי יש כתובת דואר אלקטרוני של החוסך או מספר טלפון נייד, הדו"ח השנתי יישלח באמצעות אחד מהם.

במידה ואתם רוצים לנהל את כל הניירת במחשב, את המסמכים שמגיעים עדיין דרך הדואר ניתן לסרוק למחשב לאותן תיקיות (העתק צילומי מתקבל בבית המשפט כראיה תקינה), אך רצוי לשמור גם על המסמך המקורי.

הטבלה

כדי לא להעמיס יתר על המידה בגיבוב מסמכים ותיקים פירטנו בנייר העבודה איזה מסמך צריך לשמור, לאיזו מטרה ולכמה זמן. להלן המלצה לתיוק מסמכים על פי נושאים (חוק ההתיישנות קובע תקופה של 7 שנים שבהן אזרח יכול לתבוע זכויות כספיות או החזרי חובות).

שוטף (הוצאות שוטפות)
שם המסמך לכמה זמן לשמור? בשביל מה לשמור?
  דיור 
ארנונה שנה אחורה (יש הממליצים על 7 שנים) מעקב והוכחה בדבר התשלום.אם יש טעות בחיובי הארנונה ניתן לתבוע החזרים על 7 השנים האחרונות.
מים שנה אחורה (יש הממליצים על 7 שנים) מעקב והוכחה בדבר התשלום.אם יש טעות בחיובי המים ניתן לתבוע החזרים על 7 השנים האחרונות.
חשמל שנה אחורה מעקב והוכחה בדבר התשלום.
גז שנה אחורה מעקב והוכחה בדבר התשלום.
ועד הבית שנה אחורה מעקב והוכחה בדבר התשלום.
  תקשורת 
חוזה הצטרפות לספק סלולרי כל עוד מחוברים לספק. אם עוברים לחברה אחרת יש לשמור לשנה נוספת למקרה שימשיכו לחייב. לצורך בירור במקרה של חיוב יתר.
חשבון טלפון נייד שנה אחורה מעקב והוכחה בדבר התשלום.ניתוח השוואתי בין חודשים.
חשבון טלפון קווי שנה אחורה מעקב והוכחה בדבר התשלום.
חוזה הצטרפות לספק אינטרנט (ספק תשתית וספק שירות) כל עוד  מחוברים לספק לצורך בירור במקרה של חיוב יתר. אם עוברים לחברה אחרת יש לשמור לשנה נוספת למקרה שימשיכו לחייב.
חשבון ספק אינטרנט שנה אחורה מעקב והוכחה בדבר התשלום.
חוזה הצטרפות לחברת כבלים/לווין כל עוד מחוברים לספק. אם עוברים לחברה אחרת יש לשמור לשנה נוספת למקרה שימשיכו לחייב. לצורך בירור במקרה של חיוב יתר.
כבלים/לוויין שנה אחורה מעקב והוכחה בדבר התשלום.
מנויים
תמי 4 וספקי בר מים נוספים שנה אחורה מעקב אחר גובה החיוב ותום המנוי.
עיתונים, כתבי עת ומגזינים שנה אחורה מעקב אחר גובה החיוב ותום המנוי.
ספרייה שנה אחורה מעקב אחר גובה החיוב ותום המנוי.
מכון כושר, תאטרון וכו' שנה אחורה מעקב אחר גובה החיוב ותום המנוי.

 

רכב
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
כביש 6 שנה אחורה למעקב, לבקרה ולהוכחה בדבר התשלום.
רישוי שנתי (טסט) עד לחידוש הרישוי לרכב לשמור בארנק.
ביטוח רכב מקיף או צד ג' עד לחידוש הביטוח אם בחידוש הפוליסה מונפק רק נספח שמרו על הפוליסה הבסיסית.
ספר רכב / קבלות תיקונים כל עוד הרכב בחזקתך כדי להוכיח בעת מכירתו את הטיפולים והתיקונים שנעשו ברכב.
קנסות תנועה 7 שנים אחורה למעקב ולהוכחה בדבר התשלום. אחרי 7 שנים חלה התיישנות על העברה.
קנסות חנייה לתמיד כל עוד נשלחות הודעות לחייב אם בדואר ואם במסירה ידנית (למשל ע"י מעקלים) מדי פרקי זמן הקצרים משלוש שנים, העונשים על העבירות אינם מתיישנים.
תיעוד תאונות 7 שנים ו/או עד למכירה, המאוחר מביניהם להגנה מפני תביעות.
חוזה קנייה / מכירה 7 שנים ו/או עד למכירה, המאוחר מביניהם להגנה מפני תביעות.

 

בנק, הלוואות וכרטיסי אשראי
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
חוזה בדבר פתיחת חשבון בנק כל עוד החשבון פעיל אם סוגרים את חשבון הבנק, שמרו לשנה נוספת למקרה של בירורים או חילוקי דעות.
חוזה בדבר הזמנת כרטיס אשראי כל עוד הכרטיס פעיל. אם מבטלים את הכרטיס, שמרו לשנה נוספת למקרה שימשיכו לחייב. לצורך בירור במקרה של חיוב יתר.
תדפיסי חשבונות בנק 3 חודשים(יש הממליצים על 7 שנים) מעקב שוטף אחר חשבון הבנק: שיקים שנפדו, חשבונות ששולמו. הוראות קבע שירדו ועוד.
תדפיסי כרטיסי אשראי 3 חודשים(יש הממליצים על 7 שנים) מעקב אחר קניות וחיובי הוראות קבע.כדאי לשמור למשך 7 שנים להוכחת תשלום לרשויות השונות.
ספחים של פנקסי שיקים שנה אחורה(יש הממליצים על 7 שנים) למעקב ולהוכחת תשלום.
הלוואות (בנק, חברת אשראי, עבודה, חברים וכו') עד ליום הפירעון מספיק לשמור את הדוח האחרון.
תיעוד על סגירת חשבון בנק/ביטול כרטיס אשראי לתמיד

 

חסכונות 
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
הסכם פתיחה של תיק השקעות, פיקדונות ותכניות חיסכון (מכשירים לטווח קצר ובינוני) עד ליום הפדיון  להוכחת התנאים.
דוחות תקופתיים – פיקדונות ותכניות חיסכון עד ליום הפדיון מספיק לשמור את הדיווח האחרון.
הסכם הצטרפות לקרן פנסיה, ביטוח מנהלים, קופת גמל, ביטוח פיננסי, קרן השתלמות (מכשירים פיננסיים לטווח בינוני וארוך)  עד ליום הפדיון להוכחת הצטרפות, תנאים ומוטבים.
דוחות תקופתיים – קרן  פנסיה וביטוח מנהלים דוח רבעוני אחרון ודוח שנתי אחרון לשמור עד ליום הפדיון. כדאי לשמור את כל הדוחות מכל השנים. אם מתגלעים חילוקי דעות או בעיות בתשלומים. יש חשיבות לשמירה של כל הדוחות השנתיים עד לפדיון, במיוחד במקרה של ניוד כספים בין מסלולים וחברות ביטוח להוכחת רצף וזכאות.
דוחות תקופתיים – קרן  השתלמות דוח רבעוני אחרון ודוח שנתי אחרון עד ליום הפדיון. להוכחת זכאות.משנה חשיבות לשמירת כל הדוחות השנתיים עד לפדיון, במקרה של הפקדות מעל התקרה המזכה בהטבות מס.
דוחות תקופתיים – קופת גמל דוח רבעוני אחרון ודוח שנתי אחרון עד ליום הפדיון. להוכחת זכאות.משנה חשיבות לשמירה של כל הדוחות השנתיים עד לפדיון. במקרה של ניוד כספים, שינויי מסלולים כדי לוודא הכלת רצפים ושמירת זכאויות מס והטבות.
דוחות תקופתיים – תיק  השקעות עד לסגירת התיק מעקב שוטף אחר הכספים, ההשקעות והעמלות. כדאי לשמור את כל הדיווחים במשך השנה עד לקבלת דוח שנתי מסכם מהבנק (טופס 867).
מומלץ להוסיף טבלה מסכמת הכוללת את מספר חשבון החיסכון, פרטי הבנק ומספר העמית.

 

ביטוחים
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
 פוליסות ביטוח מכל סוג שהוא (תכולה, מבנה, משכנתא, חיים, אבדן כושר עבודה, חיסכון פיננסי, בריאות, סיעוד, שיניים) עד לביטול הפוליסה, חידושה או פדיונה המלא, המאוחר מביניהם. להוכחת הכיסוי הביטוחי, תנאים ומוטבים.ישנם ביטוחים שבהם נשמרת זכאות גם לאחר שהפוליסה מפסיקה להיות משולמת (זכאות נצברת).
אישור תשלום – ביטוח  דירה (תכולה, מבנה) עד לחידוש הפוליסה להוכחת הכיסוי הביטוחי ובדיקת העלות.
דוחות תקופתיים – ביטוח  משכנתה (חיים) עד לפירעון מלא של המשכנתה להוכחת הכיסוי הביטוחי ובדיקת העלות.
דוחות תקופתיים – ביטוח חיים, ביטוח אבדן כושר עבודה, בריאות, סיעוד, שיניים לשמור דוחות תקופתיים – דוח  רבעוני אחרון ודוח שנתי אחרון כל עוד הפוליסה תקפה. כדאי לשמור את כל הדוחות מכל השנים. הוכחה על תשלום הפרמיות כסדרן חשובה במקרה של חילוקי דעות בתביעת ביטוח.
ביטוח בריאות פרטי וביטוח בריאות משלים באמצעות קופת חולים לשמור את הדוח האחרון כל עוד הפוליסה בתוקף. להוכחת זכאות.
מומלץ להוסיף טבלה מסכמת הכוללת את מספר הפוליסה, חברת הביטוח, סוג הביטוח ושם המבוטח.
לטבלת המפרטת את ערוצי הפניה הדיגיטליים לחברות הביטוח

 

עבודה
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
חוזה עם מקום העבודה עד להפסקת קיום יחסי עובד-מעביד עם המעסיק. החוזה ישמש בסיס משפטי במקרה של חילוקי דעות.
 תלושי שכר שנתיים(יש הממליצים על 7 שנים) למקרה שיש חילוקי דעות בין המעסיק לעובד בנושאי שכר.לבדיקת ההפרשות הסוציאליות ולהשוואתן עם זיכויי קופות גמל, קופות פנסיה וקרנות השתלמות.ניתן לזרוק רק אם יש טופסי 106 על אותן שנים.
קידומים ובונוסים להצמיד לחוזה עם מקום העבודה ולשמור יחדיו לבדיקת זכאות בעתיד.
טופסי 106 לתמיד(יש הממליצים על 7 שנים) כהוכחת תשלום לביטוח לאומי, לדיווח למס הכנסה אם תתבקש, לבקשה להחזרי מס (אחרי 7 שנים לא ניתן להגיש תיאומי מס או החזרי מס) ולהוכחת הפרשות למכשירים פנסיוניים.לבעלי פנסיה תקציבית – עד להתחלת הקצבה – להוכחת זכאות במקרה של חילוקי דעות.
מסמכי סיום העסקה (טופס 161, 161א) כדאי לשמור עד להתחלת קבלת הקצבה. גם כשיש אישור מנציבות מס הכנסה לעיתים נדרש. להוכחת בקשת האישור.
קורות חיים עד לעדכון קורות החיים להגשה מהירה לפי הצורך.

 

דיור
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
חוזה  לשכירת דירה 7 שנים להגנה על הזכויות בנכס.
חוזה להשכרת דירה כל עוד גרים בדירה למעקב אחר קיום כל תנאי החוזה ולהגנה מפני תביעות.
חוזה לרכישה ולמכירת דירה (כולל אישורים לתשלומי מס רכישה) לתמיד להוכחת בעלות, לתשלום ולהתחשבנות בנושאי מס.
נסח  רישום מקרקעין (טאבו) לתמיד להוכחת זכאות על הנכס.
משכנתה עד לפירעונה המלא מספיק לשמור את הדיווח האחרון.
קבלות (תיקונים, שיפוץ) לשנה כדי לוודא שהתיקונים והשיפוצים בסדר.

 

מסים
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
מס הכנסה – הצהרת הון לתמיד הצהרת ההון הקודמת תשמש בסיס להכנת הצהרת ההון החדשה.
מס הכנסה – תיאום מס סיום שנת הכספים כל ההתחשבנות לאחר תום שנת הכספים תבוצע באמצעות דוח שנתי.
מס הכנסה – אישור רצפים עד להתחלת קבלת קצבה או עד לפדיון, המאוחר מביניהם. להוכחת זכאות לתנאי משיכה.
מס הכנסה – אישור פריסת מס 7 שנים מסיום תקופת הפריסה לצירוף לדוח השנתי.
ביטוח לאומי (דמי לידה, מענקים, קצבאות, דמי אבטלה ועוד)  7 שנים להוכחת זכאות ולמעקב אחר שינויים בגובה הקצבאות.
הסכמים עם עובדי משק בית (מטפלת, עוזרת) 7 שנים לשמור על מסמך המציין את מועד תחילת העבודה ואישורים חתומים על ידי העובד המאשר שקיבל תשלומים מהמעסיק בגין דמי הבראה, דמי חופשה, הפרשות לפנסיה ופיצויים.

 

חינוך
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
תשלומים למוסדות חינוך, טיולים, חוגים ועוד. שנה להוכחת התשלום.

 

מכשירים וציוד
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
תעודות אחריות כל עוד האחריות בתוקף חשוב לצרף לתעודות את חשבונית הקנייה (רצוי לסרוק למחשב את החשבוניות בשל נטייתן לדהות עם הזמן).
חוברות הפעלה כל עוד המכשירים בשימוש למקרה של תקלה.

 

מסמכים חשובים
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
תעודות לידה לתמיד נזקקים לה במהלך החיים.
תעודות סיום לימודים (בתי ספר, תעודת בגרות, לימודים אקדמיים, קורסים והשתלמויות) לתמיד נזקקים להן בהזדמנויות שונות במהלך החיים.
הסכם ממון כל עוד חיים בזוגיות להסדרת חלוקת הממון כשנוצר אירוע.
צוואה לתמיד לשם קבלת צו קיום צוואה לאחר פטירה.

 

בריאות (חוצץ לכל אחד מבני המשפחה)
שם המסמך כמה זמן לשמור? בשביל מה צריך לשמור?
אבחונים, תוצאות בדיקות חשובות ותיעוד רפואי לתמיד מומלץ לשמור את כל התיעוד הרפואי למקרה של שינוי במצב הרפואי המחייב טיפול.
פנקסי חיסונים לתמיד במקרה ששוקלים לחסן בשל אירוע.

 

More from pass on

איך השינויים האחרונים בשוק הפנסיה משפיעים עלי?
איך השינויים האחרונים בשוק הפנסיה משפיעים עלי?

| מאת: אתי אפללו

בשנים האחרונות התחוללו בשוק הפנסיה עשרות... קרא עוד על איך השינויים...

איך להתנהל חכם מול הבנק?
איך להתנהל חכם מול הבנק?

כללי עשה ואל תעשה בהתנהלות מול הבנקאי שלכם קרא עוד על איך להתנהל חכם מול...

דואר אלקטרוני






איפוס סיסמא



אינך רשום? אנא מלא את השדות הבאים
הרשם ויהיה אחד מאלפי החברים שלנו, אנו מתחייבים לתכנים הולמים ומותאמים אישית עבורך, כמו כן תוכל להגיב באתר ולשלוח סיפורים.

בחר תפקיד

פעמונים עונים
בשירות "פעמונים עונים" תוכלו לקבל מענה לשאלות בנושא כלכלת המשפחה.

לידיעתכם, המידע והתשובות הניתנות הינם כלליים וחלקיים בלבד ואינם באים להחליף ייעוץ אישי מקצועי, המבוסס על נתוניו האישיים של הפונה. אם החלטת לפעול על בסיס מידע זה, חלה עליך האחריות המלאה והבלעדית לפעולתך ותוצאותיה ולא תחול כל אחריות על ארגון פעמונים או מי מטעמו.

צור איתנו קשר / אנא מלא את השדות הבאים