הקשר בין ניהול זמן לניהול תקציב

ניהול, ניהול, ניהול

תנסו להוסיף לכל תחום בחיים שלכם את המילה 'ניהול'.

ניהול חברים, ניהול קריירה, ניהול משפחה, ניהול זמן, ניהול כסף (תרגישו חופשי להוסיף). איך התוספת הזו גורמת לכם להרגיש?

ניהול – הוא תהליך או אוסף הפעולות של הנהגה והובלה של ארגון. כל אחד מאתנו הוא מנהיג של החיים שלו.

ולכן זמן כמו כסף, כמו חברים, כמו משפחה – אם לא ננהל אותו הוא ינהל אותנו.

כדאי שנתחיל לנהל את החיים שלנו ולהוביל אותם לאן שאנחנו באמת רוצים.

ניהול הזמן – מאפשר לנו להיות יותר זמינים ופנויים, מזכיר לנו לבדוק אחת לתקופה את המשימות שלנו, לתעדף אותן מחדש ואולי אפילו להוסיף משימות  כמו "לבדוק את העו"ש בתאריכים קבועים וחשובים".

איך מתחילים?

1. יוצרים רשימת משימות (כל המשימות – כולל לצאת לטיול עם הכלב)
2. מסדרים בטבלה דחוף / חשוב

• דחוף וחשוב – הרבע הזה נקרא "אדרנלין"- משימות שההינו צריכים לעשות כבר אתמול, פעולות שחשיבותן רבה, עליך לדרג אותן בעדיפות עליונה, אלו משימות שחייבות להתבצע עכשיו ולכן יכנסו ראשונות ליומן.
• חשוב ולא דחוף – הרבע הזה נקרא – "זמן איכות", חשיבותן שניה – אך חשוב לתעדף אותן ולהכניס אותן ליומן. אלו משימות שיקדמו אתכם בעתיד (לימודים/ ספורט/ זוגיות/ תחביבים) אם לא תשקיעו במשימות האלו כשיש לכם זמן – הן יהפכו להיות דחופות!! עליכם לבצע את הפעולות האלו ברמת חשיבות שנייה.
• לא חשוב ודחוף – חלק זה נקרא "הפרעות". משימות שלוקחות ממך זמן ואנרגיה אך לא תורמות לטווח הארוך. הן לוקחות ממך זמן אבל לא בעלות ערך אמתי ועדין צריכות להתבצע. את המשימות האלו נכניס ליומן אחרי ששיבצנו את "זמן האיכות".
• לא חשוב ולא דחוף – רבע "הבזבוז" – מיילים מיותרים, שיחות טלפון אישיות, גלישה ברשתות חברתיות, פגישות לא חשובות או לא פרודוקטיביות, כל דבר שגורם לך לדחות משימות מ ”חשוב ולא דחוף”.

3. זמני עשייה וזמני ניהול – מחלקים את הזמן שלכם, לזמן עשייה וזמן ניהול, אתם מכירים את עצמכם הכי טוב, מתי אתם מרוכזים ויכולים לשבת רצוף על משימה.

• זמן עשייה – זמנים לעבודה שדורשת מכם פוקוס לצורך בניית מצגות חשובות, מיילים חשובים, כתיבת תכונית עבודה ועוד..
• זמן ניהול – זמן למשימות שגרתיות כמו: מיילים, WhatsApp, דוחות קבועים, פגישות עבודה, תכנון לוז.

4. מחליטים – איפה אתם מנהלים את הזמן שלכם?

יומן, מחברת, גוגל – הכל עובד העיקר שלוח הזמנים כתוב ומתכונן במקום אחד.

5. שיבוץ משימות בלוח הזמנים – יומי/ שבועי/ שנתי
6. בדקו יעילות של תהליכי עבודה – אפילו תהליכים פשוטים או מאד שגרתיים כמו: הדרך שבא אתם עושים קניות – כמה זמן זה לוקח לכם? האם יש דרך יעילה יותר לבצע את הפעולה הזו?
7. בקרה – אחת לשבוע, ביום קבוע עברו על המשימות שלכם ודאו שהתעדוף רלוונטי – בצעו התאמות לשבוע הקרוב.

ניהול זמן, דורש מאתנו זמן ותרגול, אך אם לא ננסה לא נדע כמה זמן וכאבי ראש תוכלו לחסוך.